Kamis, 13 Desember 2012

ALUR SURAT MASUK


Alur Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Dalam dunia administrasi surat menyurat adalah pekerjaan yang sudah pasti ada ,dalam hal ini tentunya seorang pegawai administrasi haruslah mempunyai pengetahuan tentang cara menagani surat yang baik dan benar,Berikut adalah beberapa cara menangani surat :
A. Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

-Penerima : Surat Masuk baik yang berasal dari kurir,pos, fax maupun e-mail diterima oleh bag.penerima. lalu surat - surat tersebut di sortir yang bukan surat diserahkan ke Humas ,surat pribadi diserah kan pada yang bersangkutan untuk surat dinas baik yang pentiang biasa maupun rahasia diserahkan pada pencatat.
-Pencatat :Pencatat penerima surat dinas dari bag.penerima , untuk Surat Masuk yang bersifat penting dibuka lalu di baca kemudia disiapkan kartu kendali rangkap tiga diisi kolom-kolomnya kecuali Pengolah dan Paraf.
Lalu Surat,ampul beserta 3 kartu kendali diberikan pada Pengolah.
-Pengolah : Menerima surat beserta 3 kartu kendali, lalu mengisi kolom pengolah dan paraf dan menyimapn kartu kendali putih, Setelah itu Pengolah memberikan surat ,sampul dan 2 kartu kendali ke Unit Pengolah lebih tepat nya satf TU.
-TU :Menerima surat masuk sampul dan 2 kartu kendali,meneliti kemudian menyerahkan kartu kendali kuning diserahkan kepada pengendali.
-Pengendali : Meneriam kartu kendali kuning dan mengecek isinya apabila sudah benar kartu kendali tersebut disimapn sebagai bukti bahwa surat telah sampai di TU.
-TU:menyingkirkan sampul surat , kemudian menyiapkan lembar diposisi dan mengisinya kecuali kolom instruksi , alamat dan paraf. Lalu surat dan disposisi diserahkan pada Pimpinan.
-Pimpinan : Menerima surat dan disposisi, lalu membaca dan memahaminya kemudian menetukan kebijakn dengan mengisi kolom instruksi dan alamat serta tanda tangan kemudian menyerah kan pada Pelaksana.
-Pelaksana : Menerima surat dan disposisi dari pimpinan , kemudian membaca dam memahami lalu melaksanakan instruksi dari Pimpinan, Setelah itu surat diberi tanda DEP (ketuntuk surat yg sudah selesai penganannya)lalu menyerahkan pada TU.
-TU : Surat kembali ke TU lagi yang sudah di bubuhi tanda DEP TU tinggal Menentukan kode simpan pada surat yang ditulis pada pojok kann atas lalu disimpan di Guide dan kartu kendali simpan di kardeg sesuai abjad.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar